Quelles sont les étapes pour envoyer des documents dans des coffres-forts ?

1. La dépose d’un référentiel permettant de procéder à la création des coffres-forts pour les nouveaux entrants.
2. La synchronisation des référentiels, étape chargée de récupérer le dernier statut connu de l’adhésion pour aiguiller en conséquence les documents, au format numérique ou papier selon le statut retourné.
3. Le dépôt du flux de documents.

Un document peut-il être supprimé dans le coffre-fort après envoi ?

Un document peut etre supprimé dans le coffre-fort après envoi.

Si le coffre-fort n’a pas encore été activé, l’organisme émetteur (l’employeur par exemple) peut demander la suppression du document (option sujette à facturation).

Lorsque le coffre-fort est activé, l’utilisateur (le salarié par exemple) peut directement supprimer le document depuis son coffre-fort.

En cas d’incapacité ou de refus de l’utilisateur à procéder à la suppression, l’organisme émetteur pourra en faire la demande à Digiposte moyennant la transmission d’un formulaire d’accord préalable émanant du propriétaire du coffre-fort.

Que faire en cas de non-intégration d’un document ?

En cas de non-intégration d'un document, il faudra d’abord vérifier que l’adhésion du destinataire est active.

Dans la majorité des cas, un défaut de dépôt d’un document a lieu lorsque l’adhésion n’est plus valide.

Il convient dans ce cas de remettre le document en version papier au collaborateur. 

Comment résilier une adhésion ?

Comment s’assurer que les collaborateurs reçoivent les emails d’invitation de Digiposte ? (contrainte SI)

Dès lors que l’email est renseigné dans le référentiel de création de coffre-fort, Digiposte déclenchera l’envoi de l’email d’invitation, qui peut se faire, au moment de la création du coffre-fort ou du dépôt du document selon le paramétrage retenu.

Pour maximiser le taux de délivrabilité, Il est nécessaire de whitelister le domaine Digiposte afin que les emails ne soient pas bloqués, ou remis en Spam (courrier indésirable).

Puis-je réutiliser le matricule d’un collaborateur ayant quitté l’entreprise ?

Est-il possible d'avoir un double flux papier + numérique ?

Mettre en place un double flux papier + numérique pendant quelques mois est une modalité d’accompagnement douce pour asseoir la transition numérique.

Outre le fait d’avoir un coût, elle peut être aussi une invitation à la procrastination, selon nous. Aussi est-elle à user avec discernement.

Si vous y recourez, nous vous déconseillons de la prolonger au-delà de 3 mois.

Digiposte fournit-il des supports de présentation ?

En souscrivant à Digiposte, votre entreprise bénéficie du kit de communication standard.

Ce kit vous fournit les éléments de langage génériques et de base pour appréhender la solution et le dispositif d'inscription.

Pour bénéficier d’un kit sur mesure avec adaptation des supports et éléments de langage à votre contexte spécifique, vous pouvez souscrire à une prestation d’accompagnement Digicoach.

Sollicitez votre distributeur pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un code routage ?

Un code routage est une donnée technique permettant d’identifier de manière unique et sans équivoque, le chemin pour déposer des documents dans un coffre-fort spécifique.

Ainsi, est fait le lien entre l’organisme émetteur (l’employeur par exemple) et le collaborateur des documents à router (le salarié par exemple).

Quel type d’adresse e-mail puis je intégrer dans le référentiel (professionnelle / personnelle) ?

Digiposte accepte à la fois les adresses emails professionnelles et personnelles.

Si vous souhaitez utiliser des adresses emails personnelles, veuillez consulter votre service juridique.

Si le domaine des adresses email professionnelles a une extension supérieure à 3 caractères, l’émetteur doit se rapprocher de Digiposte afin de s’assurer de la délivrabilité des emails.

Puis-je utiliser le numéro de sécurité sociale (NIR) pour l’inscription à Digiposte?

Que faire en cas d’erreur sur le référentiel ?

En cas d’erreur sur le référentiel, nous vous invitons à vous tourner rapidement vers le distributeur ou Digiposte pour les clients raccordés en direct.

Après analyse, une solution sera mise en place en fonction de la situation.

Un collaborateur sans email peut-il adhérer ?

Quelles différences entre refuser le flux, résilier un flux et fermer un coffre-fort?

Un refus s’exprime avant la création du coffre-fort, alors que la résiliation intervient après la création de celui-ci.

À tout moment, le collaborateur peut lui-même fermer son coffre-fort Digiposte. Cette fermeture vaudra suppression définitive du coffre-fort.

Comment Digiposte peut vous aider lors du déploiement ?

Nos équipes opérationnelles sont en backup de votre déploiement et interviendront en toute circonstances face à des difficultés/contraintes technico-fonctionnelles.

Sur le volet communication, disposant du kit standard de communication Digiposte, vous pouvez vous-même assurer la création et diffusion des éléments de langage.

Pour maximiser votre taux d’adhésion, alléger votre charge de travail, vous pouvez aussi faire appel aux consultants digicoach de Digiposte. Rôdés à la méthodologie d’accompagnement au changement, ils vous feront bénéficier de leurs retours d’expériences et assureront pour vous la confection du plan de communication, la création de kits de communication sur mesure. Ils vous soutiendront également en post déploiement (SAV, reporting, relances...)

Sollicitez votre interlocuteur dédié pour en savoir plus.

Comment communiquer les codes 1 et 2 à mes collaborateurs ?

Qu’est-ce que le statut d’une adhésion ?

Une adhésion d'un collaborateur peut avoir différent états ou statuts à un moment donné. Et ce statut peut évoluer à tout moment en fonction de l’action que ce collaborateur conduira.

A la création d’une adhésion, que celle-ci soit déjà activé par le collaborateur ou pas, l’adhésion est valide. Si le collaborateur procède à sa résiliation, l’adhésion passe en statut “demande de résiliation” et un acquittement surviendra. Acquittée, l’adhésion passera au statut “résilié”.

Les collaborateurs sont-ils relancés pour adhérer ?

Après le 1er dépôt de document, les collaborateurs qui n’ont pas validé leur adhésion sont relancés dans les conditions prévues au paramétrage initialement établi par Digiposte.

Des campagnes manuelles peuvent être réalisées par Digiposte à la demande de l’émetteur. 

Seuls les collaborateurs disposant d’une adresse email inscrites au référentiel sont relancés automatiquement par Digiposte (jusqu’à 5 relances automatiques).

Pour les collaborateurs non détenteurs d’un email, la relance relève de votre entreprise. 

Comment les nouveaux embauchés s’inscrivent-ils dans le dispositif ?

Pouvons-nous choisir les codes 1 et les codes 2 ?

Les codes 1 et 2 permettent au collaborateur de s’identifier lors du parcours d'inscription. Ils peuvent être choisis seulement si les règles suivantes sont respectées :

• Être connu par le destinataire ou facilement accessible
• Suffisamment personnel pour ne pas qu’ils soient interprétables par d’autres
• Ne pas être constitué de tout ou partie du code de sécurité sociale

Dès lors que ces règles sont respectées, le choix et la constitution des codes revient à l’entreprise.