De quelles informations les collaborateurs ont-ils besoin pour adhérer au bulletin de paie numérique ?

Suivant le type de parcours d’inscription retenu, l’information à renseigner peut varier, ce, dans un souci de sécurité.

Pour le parcours par invitation email sur des adresses emails professionnelles, un code personnel sera requis (en général un matricule ou code/identifiant agent).

Pour le parcours par url générique et le parcours depuis le coffre-fort du salarié, un second code dit code de sécurité sera requis. La composition de ce code est modulable. Il ne peut en aucun cas être tout ou partie du code NIR (sécurité sociale) conformément aux dispositions légales.

Ces codes seront à renseigner une seule fois pour l’adhésion au bulletin de paie numérique.

Comment les collaborateurs vont-ils s’inscrire à Digiposte ?

Digiposte a prévu plusieurs dispositifs afin de simplifier la démarche de tous les collaborateurs.

Si vos collaborateurs disposent d’une adresse email, l’inscription par invitation email de Digiposte est le procédé le plus efficace.

Mais à défaut d’une adresse email à disposition, une inscription à partir d’une adresse url générique du type "adherer.digiposte.fr/nomdelentreprise" est possible.

Enfin pour des collaborateurs qui disposeraient déjà d’un Digiposte et qui souhaiteraient adhérer, une adhésion depuis le coffre-fort est disponible.

L’accès à ces parcours est paramétrable en amont du déploiement.

Combien de temps pour lancer un projet de dématérialisation ?

Comment les utilisateurs sont-ils informés de la mise en place de la dématérialisation ?

L’information peut se faire par tout moyen. La contrainte est qu’il faut informer en amont de la première dématérialisation (au moins 30 jours) et pouvoir procéder au recueil et au traitement des refus qui seront exprimés par les collaborateurs.

Nous vous conseillons de répéter l’information au travers de vos différents canaux de communication disponibles tant avant que pendant le déploiement.

Quel taux de dématérialisation peut-on espérer ?

La mise en place de la loi Travail en 2017 a considérablement augmenté le taux de dématérialisation des bulletins de paie des entreprises, à ce point qu’aujourd’hui les entreprises atteignent aisément un taux de dématérialisation de 50%.

Beaucoup d’entreprises sont bien au-delà. Il faut savoir que ce taux que vous obtiendrez sera fonction de nombreux facteurs :

• le profil de vos utilisateurs
• l’agilité numérique de votre organisation
• votre engagement dans le projet (le projet est impactant pour les équipes et la qualité de la communication est un facteur essentiel de réussite)...

Même si les usages numériques sont en constante évolution, il faut savoir que pour certaines populations, la dématérialisation du bulletin est une source d’appréhension tant par rapport à la nature du document elle-même, jugée importante, que vis-à-vis du rapport que l'utilisateur entretient avec le numérique dans sa vie personnelle.

Tous ces facteurs font que les taux de dématérialisation seront très variables d’une entreprise à l’autre, pouvant aller de 50 à plus de 90%. Pour vous aider, sachez qu’une prestation d’accompagnement à la conduite du changement, Digicoach, est disponible.

Faut-il un pilote avant le déploiement généralisé ?

La vocation du pilote est de tester les environnements techniques et fonctionnels ainsi que le volet communication du dispositif.

Si votre pilote embarque des cibles représentatives, si vous vous donnez le temps du pilote c’est à dire vous vous laissez le temps de revoir tout ou partie du dispositif du conduite du changement, alors oui, un pilote est intéressant. Sans ces conditions, épargnez vous la charge de travail qu’elle engendre, a fortiori si vous êtes accompagné par un consultant digicoach qui vous fera bénéficier de ses retours d’expériences.

Peut-on imposer la dématérialisation ?

Vous ne pouvez pas imposer la dématérialisation à vos collaborateurs. Vous devez les informer du passage à la version numérique de leurs bulletins de paie au moins 30 jours avant que celle-ci ne soit effective.

Cette période de communication obligatoire de 30 jours sert à laisser le temps à vos collaborateurs d’exprimer leur éventuel refus. De plus, une fois la dématérialisation du bulletin de paie en place, ils peuvent résilier leur adhésion à tout moment.

Quand commencer le déploiement du bulletin de paie numérique ?

Le projet de dématérialisation du bulletin de paie s’inscrit dans le plan de transformation digitale de votre entreprise. Il peut même en constituer une des premières briques dans la mesure où en tant que stratégie inclusive, le projet embarque tous les utilisateurs quelle que soit leur “agilité” numérique.

Au-delà, en tant que projet impactant les collaborateurs et leurs routines, la dématérialisation du bulletin de paie doit être comprise par tous les collaborateurs. On évitera ainsi de lancer le projet sur des périodes de charges (une peak period par ex.), en même temps qu’un autre projet aussi voire plus chronophage (un projet de révision des contrats de mutuelles ou prévoyance par ex), en période de crise (réorganisation ou plan social par ex) ...

Quelles sont les étapes du projet de dématérialisation ?

Un projet de dématérialisation s’articule autour de trois phases : la préparation, le lancement du déploiement et l’accompagnement.

Chacune est importante pour faciliter l’étape suivante. Pour plus de précisions, veuillez vous rapprocher de votre interlocuteur dédié (distributeur par exemple) ou du site business.

https://business.digiposte.fr/

Quels sont les étapes clés de réussite du projet de dématérialisation ?

Les étapes clés de réussite du projet sont nombreuses.

D’abord il s’agit de planifier correctement le projet de votre transformation digitale.

Ensuite, la réussite sera proportionnelle à l’investissement qui aura été le vôtre. On l’a dit mais la dématérialisation du bulletin de paie ne va pas forcément de soi. Un effort sur l’ingénierie de communication doit être porté.

Enfin, les éléments de langage doivent faire sens et parler à vos utilisateurs. Et forcément les arguments n’auront pas la même portée suivant le profil de votre population, d’où la nécessité d’adapter et de personnaliser les arguments que vous propose Digiposte dans son kit standard.

C’est aussi la vocation et la mission des consultants digicoach que vous pouvez solliciter.