Qu’est-ce que la collecte du refus ?Pour que la dématérialisation du bulletin de paie soit effectuée en bonne et due forme, les entreprises doivent mettre en place un processus permettant à leurs utilisateurs d’exprimer leur refus au moins 30 jours avant la mise en place effective de la dématérialisation du bulletin de paie. En amont du passage à la dématérialisation, elle devra informer les collaborateurs, et ce par tout moyen à sa disposition, pour collecter l'ensemble des refus. L’entreprise est libre de la modalité de recueil du refus (ex : formulaire physique ou en ligne depuis un espace connecté, email...). Ce refus doit avoir valeur certaine comme l'indique l'article D3243-7 du code du travail : "Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification." A la fin de cette période de collecte, l’information est traitée et le flux éditique est maintenu pour la population concernée. Après cette 1ere phase initiale de collecte de refus, les utilisateurs n’ayant pas refusé recevront leur bulletin de paie au format numérique, dans Digiposte. Ils peuvent à tout moment changer d’avis et résilier leur adhésion.
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Comment puis-je collecter les refus des utilisateurs ?L'employeur a la responsabilité de la collecte des refus avant le passage à la dématérialisation à 100%. Nous vous recommandons de collecter les refus avant la phase de création des coffres-forts.
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La période de refus s’applique-t-elle aux nouveaux embauchés ?Pour un nouvel embauché, le refus devra être exprimé lors de l’embauche. La période des 30 jours ne s’applique pas. Le nouvel embauché conserve son droit de résilier son adhésion à tout moment. |
A quel moment l'utilisateur peut-il refuser la dématérialisation du Bulletin de paie ?À tout moment, le collaborateur peut changer d’avis :
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L’employeur doit-il prendre en compte un refus de collaborateur exprimé même plusieurs mois après le déploiement ?Le collaborateur peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Il notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du collaborateur prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification, conformément à la loi. S'il n’a pas encore activé son coffre-fort qui lui a été attribué et si des bulletins de paie y ont été déposés, il lui faudra les récupérer. En pareil cas notre recommandation est que le collaborateur active quand même son coffre-fort, accède à ses documents et si son choix de résiliation est confirmé, procède à la résiliation de l’adhésion depuis son coffre-fort. A défaut d’acceptation de cette procédure, vos services devront procéder à l’édition de duplicatas. |
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